Integritetspolicy

Privacy policy

Så behandlar Synk dina personuppgifter

How Synk handles your personal data

Senast uppdaterad 12 oktober 2026

Last updated 12 October 2026

Synk är en tjänst för hantverkslag: projekt, tidrapporter, dagbok, material och chatt på ett ställe, i en app i telefonen och i en webbversion på synkwork.com där arbetet planeras och faktureras. För att det ska fungera behöver vi behandla uppgifter om dig. Den här sidan beskriver vilka, varför, var de finns och vad du kan kräva av oss. Den gäller båda delarna, om inget annat sägs.

Synk is a service for trade teams: projects, time reports, journal notes, materials and chat in one place, as an app on your phone and as a web version at synkwork.com where the work is planned and invoiced. Making that work means processing data about you. This page describes what we process, why, where it lives and what you can require of us. It covers both, unless it says otherwise.

• 1. Vem som är ansvarig
• 2. Vilka uppgifter
• 3. Ändamål och rättslig grund
• 4. Röst och AI
• 5. Vilka vi delar med
• 6. Överföring utanför EU
• 7. Hur länge vi sparar
• 8. Dina rättigheter
• 9. Säkerhet
• 10. Webbplatsen, webbappen och cookies
• 11. Barn
• 12. Ändringar
• 13. Kontakt

• 1. Who is responsible
• 2. What data
• 3. Purposes and legal bases
• 4. Voice and AI
• 5. Who we share with
• 6. Transfers outside the EU
• 7. How long we keep it
• 8. Your rights
• 9. Security
• 10. The website, the web app and cookies
• 11. Children
• 12. Changes
• 13. Contact

Vem som är ansvarig för dina uppgifter

Who is responsible for your data

Synk drivs av Signal IT AB. Du når oss på synk@signalit.se.

Synk is operated by Signal IT AB. You can reach us at synk@signalit.se.

Ansvaret ser olika ut för olika delar av tjänsten, och skillnaden avgör vem du ska vända dig till:

Responsibility is split, and the split decides who you should turn to:

Ditt konto och tjänsten som helhet

Här är vi personuppgiftsansvariga. Det gäller din inloggning, din profil och att appen fungerar, är säker och går att supporta. Frågor om detta ställer du direkt till oss.

Innehållet i din arbetsyta

Projekt, tidrapporter, dagboksanteckningar, material, bilder och chattmeddelanden tillhör den arbetsyta du är med i. Är arbetsytan din arbetsgivares är arbetsgivaren personuppgiftsansvarig och vi är personuppgiftsbiträde, det vill säga vi behandlar uppgifterna på deras uppdrag och enligt deras instruktioner. Vill du att en tidrapport ändras eller raderas är det dem du ska vända dig till. Vi hjälper dem gärna, men vi tar inte det beslutet åt dem.

Om du använder Synk för egen räkning

Har du skapat arbetsytan själv och inte lämnar rapporterna till någon arbetsgivare är du i praktiken din egen arbetsyta. Då gäller allt i den här policyn direkt mellan dig och oss.

Your account and the service itself

Here we are the controller. That covers your sign-in, your profile and keeping the app working, secure and supportable. Questions about this come straight to us.

The contents of your workspace

Projects, time reports, journal notes, materials, photos and chat messages belong to the workspace you're a member of. Where that workspace is your employer's, your employer is the controller and we are a processor, which means we handle the data on their behalf and on their instructions. If you want a time report changed or deleted, they are who you ask. We will help them do it, but we don't make that decision for them.

If you use Synk for yourself

If you created the workspace yourself and don't submit the reports to an employer, you are effectively your own workspace. Everything in this policy then applies directly between you and us.

Vi har inget dataskyddsombud. Verksamheten kräver inte ett, och all kontakt går via adressen ovan.

We have no data protection officer. Our operations don't require one, and all contact goes through the address above.

Vilka uppgifter vi behandlar

What data we process

Vi samlar bara in det som behövs för att appen ska göra sitt jobb. Vi köper inte in uppgifter om dig från någon annan, och vi bygger inga profiler.

We collect only what the app needs to do its job. We don't buy data about you from anyone else, and we don't build profiles.

Konto

Mejladress, namn och den profilbild och yrkesroll du själv väljer att lägga till. Vi sparar inga telefonnummer.

Arbete

Projekt, tidrapporter och timmar, dagboksanteckningar, material och mängder, samt bilder, filer och kvitton du lägger till på ett projekt.

Platser

Adressen till ett projekt. Äldre projekt kan också ha koordinater sparade sedan tidigare. Det är uppgifter om arbetsplatsen, inte om dig: appen ber aldrig om platsbehörighet och läser inte av var din telefon befinner sig, varken i bakgrunden eller när appen är öppen.

Team

Vilken arbetsyta du tillhör, vilken roll du har där och vilka projekt du är kopplad till. Det är den kopplingen som avgör vem som ser vad.

Röst

Ljudet från en diktering, medan den pågår, och texten den blir till. Se avsnitt 4.

Meddelanden

Chattmeddelanden du skickar i arbetsytan, med tidpunkt, läskvitton och reaktioner, samt bilder du bifogar.

Ekonomi

Det timpris som arbetsytan har satt för dig, och de belopp som räknas fram ur dina timmar när ett fakturaunderlag tas fram. Det hör till arbetsytan och visas bara för den som äger den och de administratörer ägaren utsett, inte för andra medlemmar. Budget, planerade aktiviteter och underlag som laddas ner ligger i samma kategori.

Betalning

Bara för den som köper en betald plan åt arbetsytan: namn, mejladress, faktura- och betaluppgifter. De hanteras av Stripe, se avsnitt 5. Vi lagrar vilken plan arbetsytan har och när den förnyas, inte kortnumret.

Teknisk information

En nyckel per telefon för push-aviseringar, tillsammans med vilken plattform telefonen har (iOS eller Android) och vilket språk appen visas på, samt loggar från servern med tidpunkt, felmeddelanden och IP-adress. Loggarna används för drift och felsökning, inte för att följa dig. Appen innehåller ingen statistik, ingen annonsering och ingen kraschrapportering från tredje part. I webbversionen tillkommer en inloggningscookie och en cookie som minns om du valt ljust eller mörkt läge, se avsnitt 10.

Account

Email address, name and any profile photo and trade you choose to add. We store no phone numbers.

Work

Projects, time reports and hours, journal notes, materials and quantities, plus any photos, files and receipts you add to a project.

Locations

A project's address. Older projects may also have coordinates saved from earlier. That's data about the site, not about you: the app never asks for location permission and doesn't read where your phone is, in the background or while the app is open.

Team

Which workspace you belong to, your role in it and which projects you're attached to. That link is what decides who sees what.

Voice

The audio of a dictation while it is happening, and the text it becomes. See section 4.

Messages

Chat messages you send inside the workspace, with timestamps, read receipts and reactions, plus any images you attach.

Money

The hourly rate the workspace has set for you, and the amounts calculated from your hours when an invoice basis is produced. It belongs to the workspace and is shown only to whoever owns it and the administrators they appoint, not to other members. Budgets, planned activities and downloaded invoice bases fall in the same category.

Payment

Only for the person buying a paid plan for a workspace: name, email address, billing and payment details. These are handled by Stripe, see section 5. We store which plan the workspace is on and when it renews, not the card number.

Technical information

A key per phone for push notifications, together with the phone's platform (iOS or Android) and the language the app is shown in, plus server logs holding timestamps, error messages and IP addresses. The logs are for running and debugging the service, not for following you. The app contains no analytics, no advertising and no third party crash reporting. The web version adds a sign-in cookie and a cookie remembering whether you chose light or dark mode, see section 10.

Varför vi behandlar dem, och med vilken rättslig grund

Why we process it, and on what legal basis

Röst och AI

Voice and AI

Det här är den del av Synk som väcker flest frågor, så den förtjänar ett eget avsnitt.

This is the part of Synk that raises the most questions, so it gets its own section.

När du håller in inspelningsknappen och pratar skickas ljudet krypterat till vår transkriberingsserver i Frankfurt. Servern skickar det vidare till OpenAI, som omvandlar tal till text, och använder sedan en språkmodell från samma leverantör för att plocka ut timmar, dagboksanteckning och material ur texten. Resultatet skickas tillbaka till appen som ett rapportkort du kan läsa och rätta.

Medan du pratar skickar servern också texten så långt den hunnit, men inte ljudet, till TypeSafe. Deras modell svarar bara ja eller nej på frågor som om du redan sagt hur många timmar det blev, så att appen kan bocka av det på skärmen medan du pratar. Svaret hamnar aldrig i rapporten.

När du skannar ett kvitto går bilden samma väg till OpenAI, som läser av butik, datum, rader och belopp. Bilden sparas sedan på projektet som underlag, precis som en bild du lagt till själv.

When you hold the record button and talk, the audio is sent encrypted to our transcription server in Frankfurt. The server passes it on to OpenAI, which turns speech into text, then uses a language model from the same provider to pull the hours, the journal note and the materials out of that text. The result comes back to the app as a report card you can read and correct.

While you talk, the server also sends the text so far, never the audio, to TypeSafe. Their model only answers yes or no to questions like whether you have said the number of hours yet, so the app can tick it off on screen while you talk. Its answer never ends up in the report.

When you scan a receipt, the picture takes the same route to OpenAI, which reads the shop, the date, the lines and the amounts. The picture is then kept on the project as a record, just like a photo you added yourself.

• Ljudet sparas inte. Det finns i serverns minne under de sekunder tolkningen tar och skrivs aldrig till disk, varken hos oss eller i appen. Det som sparas är texten och de fält den gav upphov till.
• Inspelningen startar bara när du säger till. Mikrofonen är avstängd tills du trycker, och inspelningen avslutas efter några sekunders tystnad eller senast efter två minuter.
• Ditt innehåll tränar inga modeller. OpenAI och TypeSafe behandlar det som skickas via deras API som kunddata och använder det inte för att träna sina modeller. De sparar det i högst 30 dagar för att kunna upptäcka missbruk, därefter raderas det.
• AI:n har alltid fel ibland. Rapporten är ett förslag, inte ett facit, och allt går att ändra i efterhand. Det du sparar är det som gäller.

• The audio is not stored. It lives in the server's memory for the seconds the interpretation takes and is never written to disk, by us or in the app. What is stored is the text and the fields it produced.
• Recording only starts when you say so. The microphone is off until you press, and recording ends after a few seconds of silence or after two minutes at the latest.
• Your content trains no models. OpenAI and TypeSafe treat what is sent through their APIs as customer data and do not use it to train their models. They keep it for at most 30 days to detect abuse, after which it is deleted.
• The AI is sometimes wrong. The report is a suggestion, not a verdict, and everything can be edited afterwards. What you save is what counts.

Vill du inte att din röst behandlas på det här sättet kan du låta bli att ge appen mikrofonbehörighet och fylla i rapporterna för hand i stället. Röstrapportering finns bara i appen: webbversionen spelar aldrig in något och ber aldrig om mikrofonen. På webben kan en administratör be om ett förslag utifrån text hen skriver själv. Texten skickas då till OpenAI från servern i Frankfurt, på samma villkor som ovan.

If you'd rather your voice wasn't processed this way, don't grant the app microphone access and fill the reports in by hand instead. Voice reporting exists only in the app: the web version never records anything and never asks for the microphone. On the web an administrator can ask for a suggestion based on text they type. That text is then sent to OpenAI from the server in Frankfurt, on the same terms as above.

Vilka vi delar uppgifterna med

Who we share the data with

Vi säljer aldrig dina uppgifter och lämnar dem inte till någon för marknadsföring. De leverantörer som listas nedan behandlar uppgifter för vår räkning, enligt personuppgiftsbiträdesavtal, och får bara använda dem för att leverera sin del av tjänsten.

We never sell your data and never hand it to anyone for marketing. The providers listed below process data on our behalf under data processing agreements, and may only use it to deliver their part of the service.

Utöver det lämnar vi bara ut uppgifter om vi är skyldiga enligt lag eller myndighetsbeslut, eller om verksamheten går över till en ny ägare. I det senare fallet meddelar vi dig i förväg, och den nya ägaren binds av den här policyn tills du fått säga ditt om något annat.

Beyond that we disclose data only where the law or a public authority requires it, or if the business passes to a new owner. In that case we tell you in advance, and the new owner is bound by this policy until you've had your say on anything different.

Överföring utanför EU och EES

Transfers outside the EU and EEA

Allt vi själva driver ligger inom EU: databasen med dina projekt, rapporter och meddelanden, servern som tar emot dina inspelningar och webbversionen står alla i Frankfurt.

Everything we run ourselves sits inside the EU: the database holding your projects, reports and messages, the server that receives your recordings and the web version are all in Frankfurt.

Det här lämnar EU och EES, och inget annat:

This is what leaves the EU and EEA, and nothing else:

• Tolkningen av en diktering och ett kvitto: OpenAI, USA.
• Texten under en pågående diktering: TypeSafe, USA.
• Fakturaunderlag du mejlar till dig själv: Resend, USA.
• Push-aviseringar och appens typsnitt: Google, USA.
• Betalning för en plan: Stripe, USA. Gäller bara den som köper planen.
• Inbjudningslänkar: Chottu, Indien.

• Interpreting a dictation or a receipt: OpenAI, United States.
• The text of a dictation in progress: TypeSafe, United States.
• An invoice basis you email to yourself: Resend, United States.
• Push notifications and the app's typeface: Google, United States.
• Paying for a plan: Stripe, United States. Only for the person buying it.
• Invite links: Chottu, India.

Därutöver är driftleverantören för webbversionen, Vercel, ett amerikanskt bolag som kör tjänsten på servrar i Frankfurt. Uppgifterna stannar i EU, men leverantören kan i undantagsfall behöva komma åt driftmiljön från USA för support. Även den möjligheten omfattas av standardavtalsklausuler.

Beyond that, the host for the web version, Vercel, is a US company running the service on servers in Frankfurt. The data stays in the EU, but the provider may exceptionally need to reach the hosting environment from the United States for support. That possibility is covered by Standard Contractual Clauses too.

För överföringarna till USA stödjer vi oss på EU-kommissionens standardavtalsklausuler och, där leverantören är certifierad, på EU-US Data Privacy Framework.

For the transfers to the United States we rely on the European Commission's Standard Contractual Clauses and, where the provider is certified, on the EU-US Data Privacy Framework.

För Indien finns inget beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå, och Data Privacy Framework gäller bara USA. Den överföringen vilar därför på standardavtalsklausuler. Den omfattar en avgränsad uppgift: inbjudningskoden och den förhandsvisningstext som namnger den som bjuder in och företaget. Inga rapporter, inga meddelanden och inga kontouppgifter går den vägen.

India has no adequacy decision from the European Commission, and the Data Privacy Framework covers the United States only. That transfer therefore rests on Standard Contractual Clauses. It is a narrow one: the invite code and the preview text naming the inviter and the company. No reports, no messages and no account data travel that route.

Vi begränsar också vad som skickas i övrigt: transkriberingen får ljudet och texten, inte din kontohistorik, och en avisering bär bara det som behövs för att visa den.

We limit what gets sent elsewhere too: transcription receives the audio and the text, not your account history, and a notification carries only what's needed to display it.

Hur länge vi sparar

How long we keep it

Ljudet från en diktering

Sekunder. Det finns bara i minnet medan det tolkas och sparas aldrig.

Konto och profil

Så länge kontot finns. Raderar du kontot i appen försvinner det direkt. Ber du oss via mejl eller formuläret raderar vi det inom 30 dagar.

Projekt, rapporter, dagbok, material och bilder

Så länge arbetsytan behöver dem. Det är arbetsgivaren som äger arbetsytan som bestämmer, och ett avslutat projekt behålls medvetet: gamla utfall är underlaget för nästa kalkyl.

Chattmeddelanden

Så länge arbetsytan finns, eller tills de raderas därifrån.

Timpriser, budget och fakturaunderlag

Så länge arbetsytan behöver dem. Ett låst underlag är avsiktligt beständigt: det är vad arbetsytan fakturerat på och kan behöva visas upp i efterhand.

Push-nyckeln

Raderas i telefonen när du loggar ut, och hos oss när telefonen slutar ta emot aviseringar.

Serverloggar

Kort tid, normalt några veckor, därefter raderas de automatiskt.

Bokföringsunderlag

Sju år, enligt bokföringslagen.

Audio from a dictation

Seconds. It exists only in memory while being interpreted and is never stored.

Account and profile

For as long as the account exists. Delete the account in the app and it goes straight away. Ask us by email or the form and we delete it within 30 days.

Projects, reports, journal notes, materials and photos

For as long as the workspace needs them. The employer who owns the workspace decides, and a finished project is kept deliberately: what a job actually took is the basis for pricing the next one.

Chat messages

For as long as the workspace exists, or until they're deleted from it.

Rates, budgets and invoice bases

For as long as the workspace needs them. A locked invoice basis is deliberately durable: it is what the workspace invoiced on and may have to be produced later.

Push key

Deleted on the phone when you sign out, and on our side when the phone stops accepting notifications.

Server logs

A short time, normally a few weeks, after which they're deleted automatically.

Accounting records

Seven years, as Swedish accounting law requires.

Observera att tidrapporter du lämnat till en arbetsgivare kan behöva sparas av dem, även efter att ditt konto tagits bort. Det är deras skyldighet, inte vårt val.

Note that time reports you've submitted to an employer may have to be retained by them, even after your account is removed. That's their obligation, not our choice.

Dina rättigheter

Your rights

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

Under the GDPR you have the right to:

• Få veta vilka uppgifter vi har om dig, och få en kopia av dem.
• Rätta uppgifter som är fel. Det mesta rättar du själv i appen.
• Radera dina uppgifter, när vi inte längre behöver dem eller är skyldiga att spara dem.
• Begränsa behandlingen, eller invända mot den när vi lutar oss mot berättigat intresse.
• Flytta dina uppgifter till en annan tjänst, i ett maskinläsbart format.
• Ta tillbaka ett samtycke du gett, utan att det påverkar det som redan gjorts.

• Know what data we hold about you, and get a copy of it.
• Correct data that's wrong. Most of it you can correct yourself in the app.
• Erase your data, where we no longer need it and aren't required to keep it.
• Restrict the processing, or object to it where we rely on legitimate interest.
• Port your data to another service, in a machine-readable format.
• Withdraw a consent you've given, without affecting what was done before.

Mejla synk@signalit.se från den adress kontot använder, så svarar vi inom en månad. Gäller frågan innehållet i din arbetsgivares arbetsyta skickar vi den vidare till dem, eftersom det är de som bestämmer där (se avsnitt 1).

Email synk@signalit.se from the address the account uses and we'll answer within a month. If the request concerns the contents of your employer's workspace we'll pass it to them, since that's their call to make (see section 1).

Kontot raderar du själv i appen under Inställningar, Radera konto. Äger du en arbetsyta raderas den samtidigt, med alla projekt i den, för alla som är med. Det du rapporterat i någon annans arbetsyta ligger kvar hos dem, utan ditt namn. Vill du bara få bort vissa uppgifter, eller saknar du appen, finns ett formulär: radera ditt konto eller delar av dina uppgifter. Där väljer du om det gäller allt eller bara vissa uppgifter, och sidan skriver mejlet åt dig.

You delete the account yourself in the app under Settings, Delete account. If you own a workspace it is deleted at the same time, with every project in it, for everyone in it. What you reported in someone else's workspace stays with them, without your name. To remove only some data, or if you don't have the app, there's a form: delete your account, or just parts of your data. You choose whether it's everything or only certain data, and the page writes the email for you.

Är du inte nöjd med hur vi hanterat dina uppgifter har du rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy@imy.se, Box 8114, 104 20 Stockholm.

If you're unhappy with how we've handled your data you have the right to complain to the Swedish Authority for Privacy Protection, IMY, imy@imy.se, Box 8114, 104 20 Stockholm, Sweden.

Säkerhet

Security

• All trafik mellan appen och våra servrar är krypterad (TLS), och uppgifterna är krypterade även när de ligger lagrade.
• Databasen har åtkomstregler per rad: vilka projekt och meddelanden du kan hämta avgörs av vilken arbetsyta och vilka projekt du är kopplad till, i databasen, inte i appen.
• Inloggning sker med en engångskod till din mejladress, i appen och på webben. Det finns inget lösenord att läcka eller återanvända.
• På webben hålls sessionen av en cookie som bara gäller för synkwork.com och bara skickas över krypterad anslutning. Loggar du ut, eller rensar webbplatsdata, är den borta.
• Bara de hos oss som behöver åtkomst för drift eller support har det.

• All traffic between the app and our servers is encrypted (TLS), and the data is encrypted at rest as well.
• The database enforces access rules per row: which projects and messages you can fetch is decided by the workspace and projects you're attached to, in the database, not in the app.
• Sign-in uses a one-time code sent to your email, in the app and on the web alike. There is no password to leak or reuse.
• On the web the session is held by a cookie scoped to synkwork.com and sent only over an encrypted connection. Sign out, or clear your site data, and it's gone.
• Only those of us who need access for operations or support have it.

Skulle det ändå inträffa en personuppgiftsincident som riskerar dina rättigheter anmäler vi den till IMY inom 72 timmar och berättar för dig om du är berörd.

Should a personal data breach nonetheless occur that puts your rights at risk, we report it to IMY within 72 hours and tell you if you're affected.

Webbplatsen, webbappen och cookies

The website, the web app and cookies

Det finns två sorters sidor, och de beter sig olika. Ingen av dem spårar dig: här finns ingen webbstatistik, inga spårpixlar och inga inbäddningar från sociala nätverk. Typsnitten ligger på vår egen server, så din webbläsare hämtar dem inte från Google.

There are two kinds of page here, and they behave differently. Neither tracks you: there is no web analytics, no tracking pixels and no social media embeds. The fonts are served from our own server, so your browser doesn't fetch them from Google.

De öppna sidorna, alltså den här, startsidan, supporten, feedback- och raderingsformulären, sätter inga cookies alls. Det enda som lagras i din webbläsare är ditt språkval, svenska eller engelska, i webbläsarens lokala lagring. Det lämnar aldrig din enhet.

The open pages, meaning this one, the landing page, support and the feedback and deletion forms, set no cookies at all. The only thing stored in your browser is your language choice, Swedish or English, in local storage. It never leaves your device.

Webbappen på synkwork.com, där du loggar in i arbetsytan, sätter två cookies och inga fler. Båda är nödvändiga för att tjänsten ska fungera, så de kräver inget samtycke:

The web app at synkwork.com, where you sign in to the workspace, sets two cookies and no more. Both are necessary for the service to work, so neither requires consent:

• Inloggningen. Håller dig inloggad mellan sidbyten, så att du slipper koden vid varje klick. Den försvinner när du loggar ut.
• Ljust eller mörkt läge. Kommer ihåg vad du valt, så att sidan inte blinkar till i fel färg innan den hunnit läsa valet. Väljer du att följa systemets inställning sätts ingen cookie alls.

• Sign-in. Keeps you signed in from page to page, so you don't enter a code on every click. It goes away when you sign out.
• Light or dark mode. Remembers what you chose, so the page doesn't flash in the wrong colours before it has read your choice. If you leave it following your system setting, no cookie is set at all.

Ingen av dem följer dig till någon annan webbplats, och ingen delas med någon annan.

Neither follows you to any other site, and neither is shared with anyone.

Våra webbhotell för statistik över anrop till servrarna, som all webbhosting gör. Den innehåller IP-adress och tidpunkt och används för drift och säkerhet.

Our web hosts keep server request logs, as all hosting does. They contain IP addresses and timestamps and are used for operations and security.

Barn

Children

Synk är ett arbetsverktyg och riktar sig inte till barn. Vi samlar inte medvetet in uppgifter om någon under 16 år. Om du tror att ett barn registrerat sig, mejla oss så tar vi bort kontot.

Synk is a work tool and is not directed at children. We don't knowingly collect data about anyone under 16. If you believe a child has signed up, email us and we'll remove the account.

Ändringar i den här policyn

Changes to this policy

Vi uppdaterar policyn när tjänsten förändras. Datumet högst upp visar när det senast hände. Är ändringen betydande, till exempel ett nytt ändamål eller en ny leverantör som tar emot dina uppgifter, meddelar vi dig i appen eller via mejl innan den börjar gälla.

We update this policy as the service changes. The date at the top shows when that last happened. If a change is significant, say a new purpose or a new provider receiving your data, we'll tell you in the app or by email before it takes effect.

Kontakt

Contact